【有力企業に学べ!】作業効率を上げる秘訣は〇〇の設定【実例あり】

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この記事を読んだらわかること

こんにちは、TEAM WEBRIDです。

今回は、作業効率UPのある方法についてレポートします。

  • 検査時間
  • 入力時間
  • 会議時間
  • 窓口対応時間
  • 問診時間
  • 電話時間
  • 打ち合わせ時間
  • 審査時間
  • 資料作成時間

すべて作業効率が影響しています。

作業効率を上げることで、様々なメリットが発生します。

わかってはいるものの、簡単には上げることができない。

ここでは、とある方法で、この作業効率を上げる方法を解説します。

その方法とは、標準時間の設定です。

さて、標準時間の設定とは何のことでしょうか。

事例を交えて解説します。

この記事を読むことで、作業効率の上げ方が習得できます。

事例1 スーパーで寿司を総菜パックに詰める作業

6人の作業者がいます。

みんながバラバラ自由に作業しています。

作業効率を上げるためには、みんなの作業時間が短ければ短いほど、早く終わらせることができて次の作業に移れます。

手が空けば、他の忙しいグループの手伝いができて、全体の業績もアップします。

6人の作業員全員の作業効率を上げるために必要なもの、それが標準時間です。

まず、6人全員が、それぞれ1パックの寿司を作るために必要な時間を計測します。

すると、一番早い人で2分40秒、一番遅い人で6分50秒と、4分10秒もの差がありました。

ここで、一番遅い人を矢表に立たせて

お前何をやってるんだ!!

と叱ったところで、作業効率は改善しません。

ここで標準時間を設定します。

6分50秒の人の作業時間を2分30秒にするというのは現実的ではありません。

この場合、3分30秒と設定してみます。

標準時間を設定しただけで、作業効率が上がれば苦労しないよ !

その通りです。

このままではダメです。

6分50秒の人が、作業時間3分30秒までスピードアップするために、作業内容の見直しや、効率化など、根本的な改善が必要です。

6分50秒の人も人間ですから、それなりには自分で考えて作業しています。

考えて、工夫した結果が6分50秒です。

お手上げです。

どうしましょ!

1人で解決できなときは、だれか、他の人の手助けが必要です。

指導者が必要です。

講師派遣会社に依頼しますか?

総菜パックに早く寿司を詰めることができる講師なんていませんよね。

しかし、答えはすぐ近くにあります。

そうです、良い先生がそばにいます。

2分40秒の人です。

2分40秒の人も人間です。

腕が4本あるわけではありません。

6分50秒の人が、2分40秒の人と同じやり方をすれば、倍以上の時間差が生まれるはずがありません。

2分40秒の人のやり方は、6分50秒の人のやり方と必ず違うはずです。

5分の人も、2分40秒の人のノウハウを教わることで、さらに早くなることでしょう。

3分10秒の人は、教わる必要はありません。

標準時間をクリアしています。

どうですか?

これが、標準時間を決めることで業績をアップさせる方法です。

別のパターンもあります。

事例2 電話による商談を行う作業

商談の電話に早く決着をつけ、次の電話に取りかかれば、商談成約件数が増え業績アップになります。

1日に5件の商談をこなすより、10件の商談をこなす従業員のほうが会社にとっても有益です。

この場合、商談電話時間標準時間を求めます。

営業電話、1回線につき、一人に1回線割り振られている会社があります。

NTTに問い合わせれば、回線ごとの通話時間を細かく知ることができます。

通話時間に対して課金しているため当然ですね。

回線ごとの通話時間は、それぞれの回線を使用している社員が営業時間に要している通話時間です。

つまり、回線ごとの平均通話時間を算出すれば、従業員個人ごとの平均通話時間が算出されます。

一番早い人5分30秒、一番長い人で25分でした。

標準時間の出番です。

標準時間を8分30秒に設定します。

25分の人からすれば

商談電話を途中で切れってことかよ、無理言うな!

その気持ちもわかります。

しかし、この人はいつも電話で話しています。

営業時間の電話が長いので当然です。

回線が埋まっているため、内線もつながらないことがしばしば。

内線がつながらないということは、他部署の人の仕事を停滞させる意味を含んでいます。

つまり、個人のみならず、他人の業務効率まで下げています。

改善が必要です。

確かに、25分から1/3程の5分30秒の時間にするには相当な交渉テクニックが必要です。

でも大丈夫、この場合も近くに素晴らしい先生がいます。

そうです、5分30秒の人です。

この場合は、5分30秒の人の商談電話を数本録音します。

その録音を、25分の人に聞いてもらいます。

すると、さっきまで怒っていた25分の人は言います。

ま、短めにしてみますわ 。

これが標準時間を定めることによる業務改善です。

【有力企業に学べ!】作業効率を上げる秘訣は〇〇の設定【実例あり】のまとめ

作業効率の上げ方について解説しました。

標準時間の設定による、業務改善効果のイメージが掴めたでしょうか。

この方法は、紹介した事例だけでなく、

  • 検査時間
  • 入力時間
  • 会議時間
  • 窓口対応時間
  • 問診時間
  • 電話時間
  • 打ち合わせ時間
  • 審査時間
  • 資料作成時間

のように、様々な業務に応用できます。

ぜひ試してみてください。 

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